Câu hỏi này đến với chúng tôi dưới nhiều dạng. “Thầy hướng dẫn muốn thêm một người vào bài khi đang sửa lần hai.” “Bạn em làm thêm phần phân tích mà phản biện yêu cầu, giờ có cho đứng tên được không?” “Nhóm muốn đổi tác giả thứ nhất cho phù hợp với hồ sơ của một người.” Câu trả lời ngắn: thay đổi danh sách tác giả trong lúc phản biện có thể làm được, nhưng phải có lý do khoa học, có sự đồng ý bằng văn bản của tất cả mọi người, và phải đi qua biên tập viên. Lý do “cho phù hợp hồ sơ” không phải lý do khoa học.
Vì sao tạp chí thận trọng với thay đổi tác giả
Danh sách tác giả là một tuyên bố: những người này chịu trách nhiệm về nội dung bài. Khi danh sách thay đổi giữa chừng, biên tập viên phải tự hỏi vài câu:
- Người được thêm có thật sự đóng góp, hay đây là đứng tên danh dự, thậm chí mua bán suất đứng tên?
- Người bị bớt có đồng ý không, hay bị gạt ra vì mâu thuẫn?
- Thay đổi có che giấu xung đột lợi ích, chẳng hạn người được thêm là đồng nghiệp của phản biện?
Các hướng dẫn của COPE có sơ đồ xử lý riêng cho yêu cầu thêm, bớt tác giả trước và sau khi xuất bản. Phần lớn tạp chí lớn làm theo hoặc có quy trình tương tự, nên bạn có thể đoán trước họ sẽ hỏi gì.
Những trường hợp thay đổi là hợp lý
| Tình huống | Hợp lý không | Điều kiện |
|---|---|---|
| Phản biện yêu cầu phân tích mới, một người ngoài nhóm thực hiện phần đó | Thường hợp lý | Người đó đóng góp thực chất và tham gia duyệt bản sửa |
| Bỏ sót một người đã đóng góp từ đầu | Hợp lý | Giải thích vì sao bỏ sót, mọi người xác nhận |
| Một tác giả xin rút tên vì không đồng ý với kết luận | Có thể | Phải có thư của chính người đó; đóng góp của họ chuyển sang lời cảm ơn nếu họ đồng ý |
| Đổi thứ tự vì đóng góp thay đổi sau vòng sửa lớn | Có thể | Mọi người đồng ý, giải thích ngắn gọn |
| Thêm người để đáp ứng hồ sơ xét duyệt, tốt nghiệp, thi đua | Không | — |
| Thêm lãnh đạo đơn vị vì “bài của khoa” | Không, nếu không đóng góp | Ghi vào lời cảm ơn |
Tiêu chí đứng tên phổ biến nhất (theo khuyến nghị của ICMJE trong y sinh, và nhiều ngành khác áp dụng tương tự) đòi hỏi đóng góp đáng kể vào ý tưởng, thiết kế, thu thập hoặc phân tích dữ liệu; tham gia viết hoặc duyệt lại nội dung một cách nghiêm túc; đồng ý với bản cuối; và chịu trách nhiệm về bài. Người được thêm giữa chừng cũng phải đáp ứng đủ.
Thủ tục thường gặp
Chi tiết khác nhau giữa tạp chí, nhưng các bước gần như giống nhau:
- Tác giả liên hệ gửi yêu cầu cho biên tập viên (qua hệ thống hoặc thư), nêu thay đổi cụ thể: thêm ai, bớt ai, thứ tự mới.
- Giải thích lý do: đóng góp cụ thể của người được thêm, hoặc lý do người bị bớt rút tên.
- Thư đồng ý của tất cả tác giả, kể cả người bị bớt và người được thêm. Nhiều nhà xuất bản có biểu mẫu thay đổi tác giả riêng, mỗi người ký một chữ ký.
- Cập nhật khai báo: mục đóng góp tác giả, khai báo xung đột lợi ích của người mới, thông tin cơ quan, mã ORCID.
- Biên tập viên quyết định. Họ có thể đồng ý, hỏi thêm, hoặc từ chối. Thời gian xử lý bài có thể kéo dài thêm.
Đừng tự ý sửa danh sách tác giả trong tệp bản thảo sửa mà không có yêu cầu chính thức. Hệ thống có thể phát hiện danh sách không khớp với dữ liệu nộp ban đầu, và biên tập viên sẽ coi đây là dấu hiệu đáng ngờ.
Thời điểm quyết định độ khó
- Trước khi gửi phản biện (bài vừa nộp, còn ở khâu kiểm tra kỹ thuật): dễ nhất, thường chỉ cần rút về sửa và nộp lại.
- Trong khi phản biện hoặc khi sửa bài: làm được theo thủ tục trên. Đây là thời điểm hay gặp nhất.
- Sau khi bài được nhận, trước khi đăng: nhiều tạp chí từ chối hoặc chỉ chấp nhận với lý do đặc biệt.
- Sau khi đăng: chỉ qua đính chính (corrigendum), có dấu vết công khai; với thay đổi lớn, tạp chí có thể yêu cầu cơ quan của tác giả xác minh.
Bài học rút ra: chốt danh sách tác giả và thứ tự trước khi nộp, ghi lại bằng văn bản ai làm gì. Một bảng phân công đóng góp ngắn, mọi người xác nhận qua thư, giải quyết được phần lớn tranh chấp về sau.
Những tình huống khó và cách xử lý
Đồng tác giả mất liên lạc
Tạp chí cần sự đồng ý của mọi người. Nếu một người không trả lời, tác giả liên hệ phải chứng minh đã liên hệ nhiều lần qua các kênh. Biên tập viên có thể chờ, hoặc trong trường hợp kéo dài, liên hệ cơ quan của người đó.
Người hướng dẫn muốn thêm người không đóng góp
Đây là tình huống áp lực nhất với nghiên cứu sinh. Cách nói có lý: dẫn chính quy định của tạp chí và tiêu chí tác giả, đề xuất ghi người đó vào phần lời cảm ơn. Nếu áp lực tiếp tục, bộ phận quản lý khoa học hoặc liêm chính của cơ sở đào tạo là nơi nên hỏi.
Tác giả xin rút tên vì mâu thuẫn
Tạp chí sẽ không giữ tên một người đã yêu cầu rút. Nhưng nếu đóng góp của họ là dữ liệu hoặc phân tích cốt lõi, việc dùng phần đó mà không có tên họ có thể là vấn đề khác. Giải quyết phần này giữa các bên trước khi bài đi tiếp.
Đồng tác giả chuyển cơ quan trong lúc phản biện
Đây không phải thay đổi tác giả mà là thay đổi thông tin cơ quan. Nguyên tắc thường dùng: cơ quan ghi trên bài là nơi người đó làm việc khi thực hiện nghiên cứu; nơi làm việc mới có thể ghi thêm dưới dạng địa chỉ hiện tại. Báo cho biên tập viên khi gửi bản sửa, không cần thủ tục ký đồng ý như thêm bớt tác giả, nhưng vẫn nên cho cả nhóm biết.
Bảng đóng góp: thứ nên có trước khi nộp
Nhiều tạp chí hiện yêu cầu khai đóng góp của từng tác giả theo hệ phân loại vai trò CRediT, gồm các vai như hình thành ý tưởng, phương pháp, phần mềm, kiểm định, phân tích chính thức, điều tra, nguồn lực, quản lý dữ liệu, viết bản thảo đầu, viết và chỉnh sửa, trực quan hoá, giám sát, quản lý dự án, xin tài trợ. Lập bảng này từ sớm có ba lợi ích:
- Mọi người thấy rõ ai làm gì, ít tranh cãi về thứ tự.
- Khi cần thêm người giữa chừng, bạn chỉ việc thêm một dòng với vai cụ thể, lý do thay đổi tự hiện ra.
- Người chỉ có vai “nguồn lực” hay “giám sát” chung chung mà không tham gia viết, duyệt bài sẽ lộ ra; đó là lúc bàn chuyện chuyển sang lời cảm ơn, trước khi nộp chứ không phải sau.
| Tác giả | Vai chính | Đã duyệt bản cuối |
|---|---|---|
| Người thứ nhất | Ý tưởng, điều tra, phân tích, viết bản đầu | Có, ngày … |
| Người thứ hai | Phương pháp, phần mềm, trực quan hoá | Có, ngày … |
| Người cuối | Giám sát, xin tài trợ, chỉnh sửa | Có, ngày … |
Thư đề nghị thay đổi viết thế nào
Thư gửi biên tập viên nên ngắn và đủ: mã bài, danh sách tác giả cũ, danh sách mới, lý do trong hai ba câu gắn với đóng góp cụ thể, xác nhận rằng mọi tác giả đều đồng ý và đính kèm thư hoặc biểu mẫu có chữ ký. Ví dụ lý do: “Theo yêu cầu của phản biện số 2, chúng tôi bổ sung mô hình hồi quy đa tầng. Phần phân tích này do TS. X thực hiện; TS. X cũng tham gia viết lại mục Kết quả và đã duyệt bản sửa.” Lý do chung chung như “do yêu cầu của đơn vị” sẽ bị hỏi lại.
Đổi thứ tự tác giả: chuyện nhạy cảm hơn thêm bớt
Ở nhiều ngành, vị trí thứ nhất và vị trí cuối (thường là trưởng nhóm) có ý nghĩa lớn với hồ sơ. Đổi thứ tự vì đóng góp thực tế thay đổi là hợp lý — chẳng hạn người thứ hai làm gần như toàn bộ vòng sửa lớn. Một số tạp chí cho ghi chú hai tác giả đóng góp ngang nhau ở vị trí thứ nhất, đây thường là giải pháp ít va chạm hơn so với đổi chỗ.
Nguyên tắc chung không đổi: thay đổi nào cũng phải giải thích được bằng đóng góp, được mọi người ký đồng ý và được biên tập viên chấp thuận. Thay đổi nào cần giấu biên tập viên thì chắc chắn là thay đổi không nên làm.
Câu hỏi thường gặp
Có thể thêm một người vào danh sách tác giả sau khi đã nộp bài không?
Có thể, nếu người đó thật sự đóng góp đủ để đứng tên, thường là khi họ làm thêm phân tích theo yêu cầu phản biện. Tạp chí sẽ yêu cầu giải thích lý do và thư đồng ý của tất cả tác giả.
Đổi tác giả liên hệ có cần thủ tục giống thêm tác giả không?
Thường đơn giản hơn nhưng vẫn phải báo biên tập viên và có sự đồng ý của các tác giả. Hệ thống nộp bài có thể cần chuyển quyền tài khoản cho người mới.
Bài đã được nhận rồi có đổi tác giả được không?
Rất khó và nhiều tạp chí từ chối, trừ trường hợp sửa lỗi rõ ràng như viết sai tên. Sau khi đăng, mọi thay đổi phải qua đính chính chính thức.
Một đồng tác giả không đồng ý thay đổi thì sao?
Tạp chí sẽ không thực hiện thay đổi khi chưa có đồng thuận. Biên tập viên có thể tạm dừng xử lý bài và đề nghị các tác giả tự giải quyết, hoặc chuyển tới cơ quan của tác giả.
Tác giả qua đời trong lúc bài đang phản biện thì có được giữ tên không?
Có. Tên được giữ nếu người đó đã đóng góp, thường kèm ghi chú theo quy định của tạp chí, và một tác giả khác đảm nhận vai trò liên hệ.
