Email đến với dòng đầu tiên bắt đầu bằng chữ “pleased”. Sau nhiều tháng, bản thảo đã được chấp nhận. Nhưng giữa lúc này và lúc bài thực sự xuất hiện trên mạng còn một quãng, và có vài việc nếu làm cẩu thả thì sau này rất khó sửa.
1. Đọc kỹ thư chấp nhận
Không phải mọi thư chấp nhận đều vô điều kiện. Có loại kèm yêu cầu chỉnh sửa nhỏ trước khi chuyển sang khâu biên tập kỹ thuật. Đọc kỹ xem có hạn chót nào không, và bạn cần gửi lại những file nào.
2. Xử lý bản in thử cẩn thận
Vài tuần sau, bộ phận sản xuất gửi bản in thử — bản đã được dàn trang theo định dạng tạp chí. Đây thường là lần cuối cùng bạn được sửa. Cần soát kỹ:
- Tên tác giả, thứ tự và đơn vị công tác — sai ở đây rất phiền vì liên quan tới hồ sơ về sau.
- Công thức, ký hiệu, chỉ số trên dưới — khâu chuyển đổi định dạng hay làm hỏng.
- Hình vẽ: có bị cắt xén, đổi màu, giảm chất lượng không; chú thích có khớp đúng hình không.
- Bảng biểu: hàng cột có bị xô lệch không.
- Danh mục tài liệu tham khảo và các trích dẫn trong bài có khớp nhau không.
Lưu ý quan trọng: ở giai đoạn này bạn chỉ được sửa lỗi, không được thêm nội dung mới. Yêu cầu bổ sung kết quả hoặc viết lại một mục thường bị từ chối.
3. Ký chuyển giao bản quyền hoặc chọn giấy phép
Bạn sẽ nhận một biểu mẫu về bản quyền. Với tạp chí thuê bao, thường là chuyển giao quyền cho nhà xuất bản. Với tạp chí truy cập mở, thường là chọn loại giấy phép mở. Hãy đọc trước khi ký, vì nó quyết định sau này bạn được làm gì với chính bài của mình: có được đăng lại trên trang cá nhân không, có được lưu vào kho của trường không, sau bao lâu.
4. Giải quyết phí xuất bản
Nếu có phí, đây là lúc hoá đơn xuất hiện. Cần thống nhất trước với đơn vị chi trả về thủ tục thanh toán và thời hạn. Nếu bạn thuộc diện được miễn giảm theo chính sách của nhà xuất bản hoặc theo thoả thuận của thư viện trường, phải khai báo trước khi hoá đơn phát hành — xin sau thường không được xử lý.
5. Nộp dữ liệu và tài liệu kèm theo
Nhiều tạp chí yêu cầu công bố dữ liệu gốc hoặc mã phân tích trong một kho lưu trữ công khai, kèm một câu khai báo về khả năng tiếp cận dữ liệu. Chuẩn bị sớm sẽ đỡ vội: dọn dẹp dữ liệu, viết mô tả các trường, xoá thông tin định danh cá nhân nếu có, rồi lấy mã định danh của kho lưu trữ để điền vào bài.
6. Kiểm tra mã định danh và thông tin nhận diện
Bảo đảm mọi tác giả đã gắn đúng mã định danh nhà nghiên cứu của mình, tên đơn vị viết thống nhất, và thông tin tài trợ được khai đúng cú pháp tạp chí yêu cầu. Những chi tiết này quyết định bài của bạn có được gán đúng vào hồ sơ cá nhân và hồ sơ đề tài hay không.
7. Lan toả sau khi bài lên mạng
Khi bài xuất hiện, hãy làm vài việc rẻ tiền mà hiệu quả: cập nhật hồ sơ nhà nghiên cứu của bạn; lưu bản được phép vào kho lưu trữ của trường theo đúng chính sách; thông báo cho những đồng nghiệp đang làm cùng mảng; và nếu có bộ phận truyền thông ở đơn vị, gửi cho họ một đoạn tóm tắt viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
Việc cuối: lưu trữ hồ sơ
Giữ lại toàn bộ thư từ với tạp chí, bản thảo các phiên bản, bảng phản hồi phản biện, biểu mẫu bản quyền và hoá đơn. Khi làm hồ sơ chức danh, nghiệm thu đề tài, hoặc khi cần đính chính về sau, bộ hồ sơ này tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian.
Nếu bạn muốn có người soát bản in thử cùng mình trước khi ký duyệt — nhất là phần công thức, hình vẽ và danh mục tài liệu — Công Bố Khoa Học nhận rà soát ở khâu này.
Câu hỏi thường gặp
Bản in thử có được sửa nội dung không?
Chỉ được sửa lỗi, không được thêm nội dung mới. Yêu cầu bổ sung kết quả hoặc viết lại cả một mục ở giai đoạn này thường bị từ chối.
Bao lâu sau khi được chấp nhận thì bài lên mạng?
Tuỳ tạp chí, thường từ vài tuần tới vài tháng. Nhiều nơi đăng bản trực tuyến trước khi xếp vào số in, và bản trực tuyến đó đã có mã định danh để trích dẫn.
Xin miễn giảm phí xuất bản vào lúc nào?
Phải khai báo trước khi hoá đơn được phát hành, tốt nhất là ngay khi nộp bài. Xin sau khi đã có hoá đơn thường không được xử lý.
Có được đăng bài lên trang cá nhân sau khi xuất bản không?
Phụ thuộc vào biểu mẫu bản quyền bạn đã ký. Nhiều tạp chí cho phép lưu bản sau bình duyệt vào kho của trường sau một thời gian cấm vận nhất định, nhưng không cho đăng bản dàn trang chính thức.
Phát hiện lỗi sau khi bài đã xuất bản thì làm sao?
Liên hệ ban biên tập càng sớm càng tốt. Tuỳ mức độ, tạp chí sẽ đăng đính chính hoặc xử lý theo quy trình riêng. Chủ động báo lỗi luôn được nhìn nhận tích cực hơn.
