Nộp bài lên hệ thống tạp chí: mười bước và những chỗ hay vướng

Phần lớn tạp chí quốc tế dùng một hệ thống nộp bài trực tuyến. Giao diện mỗi nơi mỗi khác nhưng logic thì giống nhau, và cái khiến người mới mất nhiều thời gian nhất không phải thao tác, mà là những file lẽ ra phải chuẩn bị từ trước.

Chuẩn bị trước khi mở trình duyệt

Hãy gom sẵn những thứ sau vào một thư mục:

• Bản thảo chính, đúng định dạng tạp chí yêu cầu, thường đánh số dòng và số trang liên tục.
• Trang tiêu đề tách riêng, gồm tên tác giả, đơn vị, thông tin liên hệ — nhiều tạp chí bình duyệt ẩn danh nên bản thảo chính không được chứa thông tin này.
• Hình vẽ đúng độ phân giải, mỗi hình một file riêng.
• Bảng biểu, thường đặt trong file riêng hoặc cuối bản thảo.
• Cover letter.
• Tài liệu bổ sung nếu có.
• Mã định danh nhà nghiên cứu của các tác giả, đơn vị công tác đầy đủ, email cơ quan.
• Văn bản phê duyệt đạo đức và thông tin nguồn tài trợ nếu áp dụng.

Mười bước trên hệ thống

• 1. Tạo tài khoản bằng email cơ quan. Kiểm tra xem bạn đã có tài khoản từ lần phản biện trước chưa để tránh trùng hồ sơ.
• 2. Chọn loại bài — nghiên cứu gốc, tổng quan, thư gửi toà soạn. Chọn sai làm bài đi nhầm luồng xử lý.
• 3. Nhập tiêu đề, tóm tắt, từ khoá. Hệ thống thường có giới hạn ký tự riêng, không trùng với giới hạn ghi trong hướng dẫn.
• 4. Khai danh sách tác giả đúng thứ tự, đúng đơn vị, đánh dấu tác giả liên hệ. Sửa sau khi nộp rất phiền.
• 5. Trả lời các câu hỏi bắt buộc về xung đột lợi ích, tài trợ, đạo đức, bài đã nộp nơi khác chưa.
• 6. Đề xuất hoặc loại trừ người phản biện nếu hệ thống yêu cầu.
• 7. Tải file lên theo đúng nhãn loại file. Đây là chỗ hay sai nhất.
• 8. Kiểm tra bản PDF hệ thống tự dựng. Bắt buộc phải mở ra đọc — hình có bị vỡ không, công thức có bị lỗi phông không, số dòng có hiện không.
• 9. Bấm nộp và chờ email xác nhận kèm mã bản thảo.
• 10. Lưu lại mã bản thảo và ngày nộp.

Những chỗ hay vướng

• Quên bấm nút cuối. Nhiều hệ thống có bước xác nhận riêng sau khi dựng PDF. Không bấm thì hồ sơ nằm ở trạng thái nháp và không ai nhận được. Cứ chờ tới khi có email xác nhận mới coi là xong.
• Thông tin nhận dạng còn sót trong bản thảo. Với bình duyệt ẩn danh, phải xoá tên tác giả trong phần lời cảm ơn, trong tên file và cả trong thuộc tính tài liệu.
• Hình không đạt độ phân giải. Hình chụp màn hình hoặc hình lấy từ bản trình chiếu thường bị trả lại.
• Danh mục tài liệu sai chuẩn. Nếu dùng phần mềm quản lý trích dẫn, nhớ gỡ mã liên kết trước khi nộp bản cuối.
• Dùng email cá nhân. Email cơ quan giúp việc xác minh danh tính thuận lợi hơn nhiều.

Sau khi nộp: đọc trạng thái cho đúng

Các trạng thái thường thấy và ý nghĩa thực tế: đang chờ xử lý của ban biên tập nghĩa là bài chưa ra khỏi bàn tổng biên tập; đang tìm người phản biện nghĩa là bài đã qua vòng sàng lọc và đây thường là giai đoạn kéo dài nhất; đang bình duyệt nghĩa là đã có người nhận đọc; đang chờ quyết định nghĩa là nhận xét đã về đủ và tổng biên tập đang cân nhắc.

Đừng kiểm tra hệ thống mỗi ngày — trạng thái thường đứng yên hàng tuần và điều đó hoàn toàn bình thường. Nếu vượt quá thời gian xử lý trung bình mà tạp chí công bố, hãy viết một thư hỏi ngắn gọn, lịch sự, kèm mã bản thảo và ngày nộp.

Nếu bạn muốn có người soát toàn bộ hồ sơ trước khi bấm nộp — từ định dạng bản thảo, hình vẽ tới cover letter và các khai báo bắt buộc — Công Bố Khoa Học nhận rà soát trọn bộ.

Câu hỏi thường gặp