Gần như mọi tạp chí đều cho phép nộp kèm tài liệu bổ sung. Nhiều tác giả dùng nó như thùng chứa: cái gì dài quá, thừa quá, không biết để đâu thì ném vào đó. Cách dùng đó lãng phí, vì phần này có thể làm việc rất cụ thể cho bạn — nó chứng minh bạn không giấu gì.
Nên đưa gì vào
- Bảng số liệu chi tiết mà bản chính chỉ trình bày phần tóm tắt.
- Kết quả kiểm định độ nhạy — chạy lại phân tích với các giả định khác để chứng minh kết luận không phụ thuộc vào một lựa chọn cụ thể. Đây là thứ người phản biện đánh giá cao nhất.
- Công cụ thu thập dữ liệu — bộ câu hỏi, hướng dẫn phỏng vấn, quy trình thí nghiệm chi tiết.
- Mã phân tích, hoặc liên kết tới kho lưu trữ chứa mã.
- Hình ảnh gốc chưa cắt xén nếu ngành bạn có yêu cầu đó.
- Chi tiết kỹ thuật quá dài cho bản chính nhưng cần cho người muốn lặp lại nghiên cứu.
- Tệp đa phương tiện — video, âm thanh, mô hình ba chiều — những thứ không thể in ra giấy.
Không nên đưa gì vào
- Kết quả cốt lõi của bài. Nếu một kết quả cần thiết để hiểu kết luận, nó thuộc về bản chính. Đẩy nó xuống phần bổ sung khiến bài khó đọc và bị coi là né tránh.
- Nội dung chưa được kiểm tra. Nhiều tạp chí không biên tập phần bổ sung, nhưng nó vẫn là một phần công bố và bạn vẫn chịu trách nhiệm. Lỗi ở đây vẫn có thể dẫn tới đính chính.
- Dữ liệu chứa thông tin định danh cá nhân nếu chưa được xử lý ẩn danh.
- Tài liệu bạn không có quyền phân phối — bộ công cụ có bản quyền, hình ảnh của bên thứ ba.
Tổ chức file cho gọn
- Đặt tên file theo nội dung, không đặt tên kiểu bản nháp cuối cùng phiên bản hai.
- Đánh số theo đúng thứ tự được dẫn chiếu trong bản chính.
- Mỗi bảng hoặc hình bổ sung nên có tiêu đề và chú thích đủ để hiểu độc lập, vì người đọc sẽ mở nó tách khỏi bài.
- Nếu có nhiều tệp, cân nhắc gộp tất cả phần văn bản vào một tài liệu duy nhất có mục lục, và để riêng các tệp dữ liệu hoặc đa phương tiện.
- Dùng định dạng phổ thông. Tránh định dạng chỉ mở được bằng phần mềm chuyên dụng, trừ khi bản chất dữ liệu bắt buộc.
Dẫn chiếu trong bài
Mọi tệp bổ sung phải được nhắc tới ít nhất một lần trong bản chính, ở đúng chỗ người đọc cần. Một tệp không được dẫn chiếu gần như chắc chắn không ai mở. Cách dẫn chiếu tốt là nói rõ trong đó có gì và vì sao người đọc có thể muốn xem — chứ không chỉ ghi một mã tham chiếu trống rỗng.
Vài lưu ý kỹ thuật
Kiểm tra giới hạn dung lượng của hệ thống nộp bài trước khi chuẩn bị. Với tệp lớn, nhiều tạp chí yêu cầu đưa lên kho lưu trữ dữ liệu bên ngoài rồi dẫn liên kết kèm mã định danh — cách này còn tốt hơn vì dữ liệu được lưu lâu dài và trích dẫn được độc lập.
Cũng nên nhớ rằng phần bổ sung thường không được sửa ở khâu bản in thử. Hãy soát nó kỹ như soát bản chính trước khi nộp.
Nếu bạn muốn có người rà soát bộ hồ sơ nộp bài, gồm cả phần tài liệu bổ sung và cách dẫn chiếu trong bài, Công Bố Khoa Học nhận kiểm tra trước khi bạn gửi.
Câu hỏi thường gặp
Tài liệu bổ sung có được bình duyệt không?
Người phản biện thường được cung cấp và có thể đọc, nhưng nhiều tạp chí không biên tập phần này. Dù vậy nó vẫn là một phần công bố và tác giả vẫn chịu trách nhiệm về nội dung.
Kết quả quan trọng có nên để ở phần bổ sung không?
Không. Nếu một kết quả cần thiết để hiểu kết luận thì nó thuộc về bản chính. Đẩy xuống phần bổ sung khiến bài khó đọc và dễ bị coi là né tránh.
Tệp quá lớn so với giới hạn hệ thống thì làm sao?
Đưa lên một kho lưu trữ dữ liệu công khai rồi dẫn liên kết kèm mã định danh trong bài. Cách này còn giúp dữ liệu được lưu lâu dài và trích dẫn độc lập.
Có sửa được tài liệu bổ sung ở khâu bản in thử không?
Thường là không. Vì vậy cần soát phần bổ sung kỹ như soát bản chính trước khi nộp.
Có bắt buộc dẫn chiếu tài liệu bổ sung trong bài không?
Nên xem là bắt buộc. Một tệp không được dẫn chiếu gần như chắc chắn không có ai mở, và như vậy công sức chuẩn bị trở nên vô ích.