Sau ba tháng chờ mà bản thảo vẫn nằm ở trạng thái “under review”, ý nghĩ này xuất hiện rất tự nhiên: sao không gửi luôn cho hai ba tạp chí, nơi nào nhận trước thì lấy? Câu trả lời ngắn gọn là không được, và lý do không chỉ nằm ở quy định.
Quy tắc: mỗi lúc chỉ một nơi
Gần như mọi tạp chí đều yêu cầu tác giả cam kết bản thảo không đang được xét duyệt ở nơi nào khác. Cam kết này nằm ngay trong cover letter và trong form bạn ký khi nộp. Ký rồi mà vẫn nộp nơi khác là khai báo sai sự thật, chứ không đơn thuần là phạm nội quy.
Vì sao lại có quy tắc đó
Lý do thực chất nằm ở chỗ phản biện là công sức không được trả tiền. Mỗi bản thảo tiêu tốn nhiều giờ đọc của hai đến ba nhà khoa học, cộng thời gian điều phối của biên tập viên. Nếu bạn nộp ba nơi, bạn đang tiêu của cộng đồng gấp ba lần công sức để rồi vứt bỏ hai phần ba. Trong một hệ thống mà ai cũng vừa là tác giả vừa là người phản biện, hành vi đó phá hỏng nền tảng vận hành chung.
Còn một lý do thực tế nữa: nếu hai tạp chí cùng chấp nhận, bạn rơi vào tình thế không lối thoát. Bản quyền đã chuyển giao cho một bên, còn bên kia sẽ phát hiện và ghi nhận sự việc.
Hậu quả khi bị phát hiện
Việc phát hiện dễ hơn nhiều người tưởng. Cộng đồng phản biện trong mỗi chuyên ngành hẹp thường không lớn, và một người rất có thể nhận được cùng một bản thảo từ hai tạp chí khác nhau. Các nhà xuất bản lớn cũng có hệ thống đối chiếu bản thảo nộp vào. Khi bị phát hiện, hậu quả thường gồm:
- Bài bị từ chối ngay lập tức ở tất cả các nơi liên quan.
- Thông báo gửi về cơ quan chủ quản của tác giả.
- Tác giả bị ghi nhận trong hồ sơ nội bộ của nhà xuất bản, ảnh hưởng tới các lần nộp sau.
- Nếu bài đã được đăng ở cả hai nơi, bài sẽ bị rút và ghi rõ lý do — một dấu vết theo bạn vĩnh viễn trong hồ sơ khoa học.
Những cách hợp lệ để đi nhanh hơn
Sốt ruột là chính đáng. Nhưng có nhiều cách xử lý đúng luật:
- Chọn tạp chí bằng thời gian xử lý, không chỉ bằng thứ hạng. Nhiều tạp chí công bố thời gian trung bình tới quyết định đầu tiên. Đây là thông tin quan trọng nếu bạn có hạn nộp hồ sơ.
- Hỏi tình trạng bài đúng cách. Nếu bản thảo nằm quá lâu so với thời gian tạp chí công bố, bạn hoàn toàn có quyền viết thư lịch sự hỏi ban biên tập.
- Rút bài trước, nộp nơi khác sau. Bạn có quyền rút bản thảo đang được xét. Hãy gửi thư chính thức, chờ xác nhận đã rút, rồi mới nộp nơi mới. Thứ tự này rất quan trọng.
- Dùng dịch vụ chuyển bài trong cùng nhà xuất bản. Nhiều nhà xuất bản cho phép chuyển bản thảo bị từ chối sang một tạp chí khác của họ, mang theo cả hồ sơ phản biện, giúp rút ngắn đáng kể vòng sau.
- Đăng bản tiền ấn phẩm. Ở những ngành chấp nhận thông lệ này, bạn có thể công bố bản thảo trên kho lưu trữ tiền ấn phẩm để xác lập quyền ưu tiên về thời gian trong lúc chờ phản biện. Cần kiểm tra chính sách của tạp chí đích trước, vì một số nơi không chấp nhận.
Hai trường hợp dễ nhầm
Báo cáo hội nghị. Một nội dung đã trình bày ở hội nghị thường vẫn gửi tạp chí được, nhưng phải khai báo rõ và phải khác biệt đáng kể so với bản kỷ yếu nếu kỷ yếu đó đã xuất bản toàn văn. Chính sách mỗi tạp chí mỗi khác, phải đọc trước.
Bản dịch sang ngôn ngữ khác. Đăng lại cùng một nội dung bằng ngôn ngữ khác mà không khai báo là một dạng công bố trùng lặp. Nếu có lý do chính đáng, phải xin phép cả hai tạp chí và ghi rõ nguồn gốc.
Nguyên tắc chung rất dễ nhớ: một bản thảo, một tạp chí, một thời điểm. Nếu bạn đang cân nhắc rút bài để chuyển nơi khác và muốn đánh giá xem có đáng không, Công Bố Khoa Học có thể xem lại bộ nhận xét bạn đã nhận và giúp bạn quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Rút bài đang được phản biện có bị đánh giá xấu không?
Không, nếu bạn làm đúng cách: gửi thư chính thức cho ban biên tập, nêu lý do ngắn gọn và chờ xác nhận đã rút trước khi nộp nơi khác. Điều bị coi là sai là nộp nơi mới khi bài cũ chưa được rút.
Bài đã báo cáo ở hội nghị có gửi tạp chí được không?
Thường là được, nhưng phải khai báo rõ trong cover letter. Nếu kỷ yếu hội nghị đã xuất bản toàn văn, bản gửi tạp chí phải có khác biệt đáng kể về nội dung.
Đăng bản tiền ấn phẩm rồi có bị coi là đã công bố không?
Ở nhiều ngành thì không, và bản tiền ấn phẩm còn giúp xác lập quyền ưu tiên về thời gian. Tuy nhiên chính sách khác nhau giữa các tạp chí nên phải kiểm tra trước khi đăng.
Tạp chí phát hiện nộp trùng bằng cách nào?
Cộng đồng phản biện trong mỗi chuyên ngành hẹp khá nhỏ nên một người có thể nhận cùng bản thảo từ hai nơi. Các nhà xuất bản lớn cũng có hệ thống đối chiếu bản thảo nộp vào.
Bao lâu chưa có phản hồi thì nên viết thư hỏi?
Căn cứ vào thời gian xử lý trung bình mà tạp chí công bố. Vượt quá mốc đó một cách rõ rệt thì viết thư hỏi lịch sự là hoàn toàn hợp lý.