Nhiều tác giả coi cover letter là thủ tục phải làm cho xong: đổi tên tạp chí trong bản mẫu cũ, đính kèm, bấm nộp. Đó là bỏ phí cơ hội duy nhất bạn được nói chuyện riêng với người quyết định số phận bản thảo. Tổng biên tập mỗi tuần nhận hàng chục bài và chỉ gửi đi phản biện một phần nhỏ. Cover letter là chỗ bạn trả lời câu hỏi duy nhất họ đang bận tâm: vì sao bài này thuộc về tạp chí của tôi?
Cấu trúc một trang, năm khối
Giữ trong một trang. Người đọc nó không có thời gian cho trang thứ hai.
- Mở đầu — gửi đúng tên tổng biên tập, nêu tên bài, loại bài (nghiên cứu gốc, tổng quan, báo cáo ca) và tên tạp chí. Sai tên tạp chí ở dòng đầu là lỗi chết người và xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ, do dùng lại bản mẫu.
- Bài này nói gì — hai tới ba câu, ngôn ngữ dễ hiểu, không sao chép nguyên văn abstract.
- Vì sao hợp tạp chí này — khối quan trọng nhất. Nối bài của bạn với phạm vi tạp chí, tốt nhất là dẫn một bài đã đăng ở chính tạp chí đó mà bài bạn nối tiếp hoặc phản biện lại.
- Các cam kết bắt buộc — bài chưa từng công bố, không đang được xét ở nơi khác, mọi tác giả đã đọc và đồng ý bản nộp, có hay không xung đột lợi ích, nguồn tài trợ, và phê duyệt đạo đức nếu nghiên cứu liên quan tới con người hoặc động vật.
- Kết — thông tin liên hệ của tác giả liên hệ, một câu cảm ơn ngắn.
Khối “vì sao hợp tạp chí này” quyết định tất cả
Đây là chỗ phân biệt một lá thư mẫu với một lá thư thật. So sánh hai cách viết:
Cách nhạt: “Chúng tôi tin rằng bài báo phù hợp với phạm vi rộng của quý tạp chí và sẽ được độc giả quan tâm.” Câu này áp được cho mọi tạp chí trên đời, nên không nói lên điều gì.
Cách có sức nặng: nêu đích danh hướng nghiên cứu mà tạp chí đang theo đuổi, chỉ ra công trình đã đăng ở đó mà bạn kế thừa hoặc bổ khuyết, rồi nói rõ bài của bạn thêm được gì vào mạch đó. Một câu như vậy chứng minh bạn thực sự đọc tạp chí — và biên tập viên nhận ra ngay sự khác biệt.
Đề xuất phản biện: nên và không nên
Nhiều tạp chí cho phép, đôi khi bắt buộc, đề xuất người phản biện. Nguyên tắc:
- Chọn người có công bố đúng mảng hẹp của bài, tốt nhất là tác giả của những công trình bạn đã trích dẫn.
- Không đề xuất người cùng cơ quan, người đồng tác giả gần đây, thầy hướng dẫn cũ hay bất kỳ ai có quan hệ khiến việc đánh giá mất khách quan. Ban biên tập có công cụ kiểm tra chuyện này và phát hiện được.
- Ghi đầy đủ họ tên, đơn vị công tác và email cơ quan. Email cá nhân miễn phí gây nghi ngờ, vì đã từng có trường hợp tác giả tạo địa chỉ giả để tự phản biện bài mình.
- Nếu có lý do chính đáng để đề nghị loại trừ một người phản biện, cứ nêu, kèm giải thích ngắn gọn và điềm đạm.
Những lỗi khiến biên tập viên mất thiện cảm
- Chép nguyên abstract vào thư — họ đã có abstract trong hệ thống rồi.
- Tự khen quá đà: “nghiên cứu đột phá”, “lần đầu tiên trên thế giới”. Hãy để dữ liệu nói.
- Kể lể hoàn cảnh cá nhân hoặc sức ép hạn nộp hồ sơ. Đó không phải việc của tạp chí.
- Nhắc tới việc bài đã bị tạp chí khác từ chối, trừ khi bạn nộp theo diện chuyển bài có kèm hồ sơ phản biện cũ.
- Bỏ trống các cam kết bắt buộc, khiến bài bị trả lại chỉ vì thủ tục.
Trường hợp nộp lại sau khi bị từ chối
Nếu tạp chí trước đó ra quyết định reject and resubmit, hoặc bạn nộp sang tạp chí khác cùng nhà xuất bản theo diện chuyển bài, cover letter cần thêm một đoạn ngắn: nêu bài từng qua phản biện ở đâu, những điểm chính đã được chỉnh sửa ra sao. Sự thẳng thắn này tiết kiệm thời gian cho tất cả và thường được đánh giá cao.
Trước khi bấm nộp, đọc lại thư một lượt và kiểm ba thứ: tên tạp chí có đúng không, tên tổng biên tập có đúng không, các cam kết có đủ không. Nếu muốn một người soát hộ cả bộ hồ sơ nộp bài — bản thảo, cover letter và danh mục tài liệu — Công Bố Khoa Học có dịch vụ rà soát trước nộp.
Câu hỏi thường gặp
Cover letter dài bao nhiêu là vừa?
Một trang. Người đọc là tổng biên tập đang xử lý hàng chục bản thảo, nên mọi thứ vượt quá một trang đều làm giảm hiệu quả.
Có bắt buộc phải đề xuất người phản biện không?
Tuỳ tạp chí. Nếu hệ thống nộp bài có ô đó và đánh dấu bắt buộc thì phải điền. Khi được lựa chọn, việc đề xuất người đúng chuyên môn thường giúp rút ngắn thời gian tìm phản biện.
Có nên nói bài từng bị tạp chí khác từ chối không?
Không cần, trừ khi bạn nộp theo diện chuyển bài trong cùng nhà xuất bản và có kèm hồ sơ phản biện cũ. Khi đó việc nêu rõ lại là điểm cộng vì giúp rút ngắn quy trình.
Ai là người ký cover letter?
Tác giả liên hệ, người chịu trách nhiệm trao đổi với tạp chí và cũng là người xác nhận rằng mọi đồng tác giả đã đọc và đồng ý với bản nộp.
Có được dùng lại cover letter cũ cho tạp chí mới không?
Dùng lại khung thì được, nhưng phần lý do vì sao hợp tạp chí phải viết lại hoàn toàn. Đây cũng là chỗ hay để sót tên tạp chí cũ, một lỗi gây ấn tượng rất xấu.