Trong biểu mẫu nộp bài có một ô nhỏ đánh dấu ai là tác giả liên hệ. Nhiều nhóm điền nhanh cho xong, thường là người đang rảnh nhất hoặc nghiên cứu sinh chuẩn bị bảo vệ. Vài năm sau, khi có người viết thư hỏi về dữ liệu hoặc khi cần đính chính, mới phát hiện người đó đã rời đơn vị và địa chỉ email không còn hoạt động.
Vai này làm gì trước và trong quá trình nộp bài
- Là đầu mối duy nhất trao đổi với tạp chí — mọi thư từ đi qua người này.
- Xác nhận rằng tất cả đồng tác giả đã đọc và đồng ý với bản nộp. Đây là một cam kết có trọng lượng, không phải thủ tục.
- Bảo đảm danh sách tác giả và thứ tự đúng với thoả thuận của nhóm.
- Khai báo trung thực về xung đột lợi ích, nguồn tài trợ và phê duyệt đạo đức.
- Tổng hợp bảng phản hồi phản biện, thu ý kiến các đồng tác giả và gửi bản sửa.
- Soát bản in thử và ký duyệt trước khi bài lên khuôn.
Phần ít người nghĩ tới: sau khi bài đã đăng
Đây mới là chỗ vai trò này khác hẳn các đồng tác giả khác:
- Trả lời yêu cầu về dữ liệu. Ngày càng nhiều tạp chí yêu cầu tác giả cung cấp dữ liệu gốc khi có đề nghị hợp lý. Người nhận đề nghị đó là tác giả liên hệ.
- Xử lý phản ánh và tranh luận học thuật. Nếu có thư gửi toà soạn phản biện lại bài của bạn, tác giả liên hệ là người tổ chức trả lời.
- Chủ trì việc đính chính. Khi phát hiện sai sót, người này liên hệ tạp chí và điều phối các đồng tác giả.
- Là đầu mối trong mọi thủ tục sau này liên quan tới bản quyền, cấp phép sử dụng lại hình ảnh, hoặc xác nhận cho hồ sơ của các đồng tác giả.
Những việc này có thể xuất hiện bất cứ lúc nào trong nhiều năm. Đó là lý do không nên giao vai này cho người sắp rời nhóm.
Chọn ai làm tác giả liên hệ
Vài tiêu chí thực dụng:
- Ổn định về địa chỉ liên lạc. Người còn gắn bó lâu dài với đơn vị, dùng email cơ quan chứ không phải email cá nhân.
- Nắm được toàn bộ nghiên cứu. Người này phải trả lời được câu hỏi chuyên môn về bất kỳ phần nào của bài.
- Có quyền truy cập dữ liệu gốc và biết dữ liệu đang được lưu ở đâu.
- Đủ uy tín trong nhóm để điều phối khi cần thu thập ý kiến hay xử lý bất đồng.
Trong nhiều nhóm, người phù hợp nhất là chủ trì nghiên cứu. Nếu nghiên cứu sinh làm tác giả đứng đầu, một cách xử lý phổ biến là để nghiên cứu sinh đứng tên đầu còn người hướng dẫn làm tác giả liên hệ — hoặc ghi hai tác giả liên hệ nếu tạp chí cho phép.
Vài hiểu lầm cần gỡ
Tác giả liên hệ là người đóng góp nhiều nhất. Không nhất thiết. Đây là vai trò hành chính và trách nhiệm, không phải thứ hạng đóng góp.
Tác giả liên hệ chịu trách nhiệm thay cho cả nhóm. Không. Theo chuẩn quốc tế, mọi tác giả đều chịu trách nhiệm về tính chính xác và liêm chính của công trình. Tác giả liên hệ chỉ là đầu mối, không phải người gánh thay.
Chỉ được có một tác giả liên hệ. Nhiều tạp chí cho phép ghi hai, thường dùng khi nhóm nghiên cứu ở hai đơn vị khác nhau.
Việc nên làm ngay từ đầu
Thống nhất trong nhóm ai làm tác giả liên hệ ngay khi bắt đầu viết bản thảo, không để tới lúc điền biểu mẫu. Cùng lúc đó, thống nhất luôn nơi lưu dữ liệu gốc và ai giữ quyền truy cập. Hai việc này mất mười phút và tiết kiệm rất nhiều rắc rối về sau.
Nếu bạn cần rà soát toàn bộ khai báo trong hồ sơ nộp bài — danh sách tác giả, đóng góp, xung đột lợi ích, tài trợ — Công Bố Khoa Học nhận kiểm tra trước khi bạn gửi bản thảo.
Câu hỏi thường gặp
Tác giả liên hệ có phải là tác giả chính không?
Không nhất thiết. Đây là vai trò hành chính và trách nhiệm liên lạc, tách biệt với thứ tự đứng tên hay mức độ đóng góp.
Một bài có thể có hai tác giả liên hệ không?
Nhiều tạp chí cho phép, thường áp dụng khi nhóm nghiên cứu thuộc hai đơn vị khác nhau. Cần kiểm tra hướng dẫn tác giả của tạp chí đích.
Tác giả liên hệ có chịu trách nhiệm thay cả nhóm không?
Không. Theo chuẩn quốc tế, mọi tác giả đều chịu trách nhiệm về tính chính xác và liêm chính của công trình. Tác giả liên hệ chỉ là đầu mối liên lạc.
Nghiên cứu sinh có nên làm tác giả liên hệ không?
Nên cân nhắc, vì vai trò này kéo dài nhiều năm sau khi bài đăng. Cách phổ biến là nghiên cứu sinh đứng tên đầu còn người hướng dẫn làm tác giả liên hệ.
Đổi tác giả liên hệ sau khi bài đã đăng được không?
Có thể, bằng cách liên hệ tạp chí và giải trình, thường cần sự đồng ý của các đồng tác giả. Tốt nhất vẫn là chọn đúng người ngay từ đầu.
